Jak wybrać biuro rachunkowe: 10 pytań przed umową

Co prawo wymaga od biura rachunkowego, a czego nie

Zanim zadasz pytania, warto wiedzieć, jak niski jest ustawowy próg. Od 10 sierpnia 2014 r. do usługowego prowadzenia ksiąg nie potrzeba licencji ani certyfikatu.

Wymóg	Czy obowiązuje	Podstawa
Ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone w związku z działalnością	tak przy usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych; minimalna suma gwarancyjna to równowartość 10 000 euro na jedno zdarzenie	art. 76h ustawy o rachunkowości; rozporządzenie z 6 listopada 2014 r. (Dz.U. 2014 poz. 1616)
Pełna zdolność do czynności prawnych i brak skazania za określone przestępstwa u osób wykonujących czynności	tak	art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości
Licencja albo certyfikat księgowy Ministra Finansów	nie	ustawa z 9 maja 2014 r. (Dz.U. 2014 poz. 768)
Wpis na listę doradców podatkowych	tylko do zawodowych porad podatkowych, nie do prowadzenia ksiąg i deklaracji	ustawa o doradztwie podatkowym

Ustawa mówi o „księgach rachunkowych”, a Twoja firma prowadzi zapewne księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów. Czy obowiązkowe OC obejmuje biuro obsługujące wyłącznie takie ewidencje, komentatorzy oceniają różnie, więc pytanie o polisę i tak warto zadać. Resztę musisz sprawdzić sam. Oto 10 pytań.

10 pytań przed podpisaniem umowy

1. Czy macie aktualne OC i na jaką sumę?

Poproś o kopię polisy. Minimalna suma obowiązkowego OC to równowartość 10 000 euro na jedno zdarzenie, przeliczana według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP po raz pierwszy w roku zawarcia umowy. Obowiązkowe OC nie obejmuje kar umownych. Zapytaj, czy suma jest wyższa od minimum, jakie szkody polisa obejmuje i do kiedy obowiązuje. Doradca podatkowy ma własne obowiązkowe OC, które obejmuje także prowadzenie ksiąg (art. 44 w związku z art. 2 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym), więc zapytaj o jego sumę i zakres.

2. Kto podpisuje deklaracje i na jakiej podstawie?

Biuro działa na podstawie Twoich upoważnień: UPL-1 do podpisywania deklaracji, PPO-1 do spraw podatkowych (bez podpisywania deklaracji), PEL w ZUS. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna (art. 138b § 1 Ordynacji podatkowej), więc upoważniasz konkretne osoby z biura. Zapytaj, kto to będzie i kto zastępuje je podczas urlopu. Szczegóły opisaliśmy w artykule Nowe wzory: pełnomocnictwo dla biura rachunkowego.

3. W jakim czasie odpowiadacie?

Ustal konkretny czas odpowiedzi, kanał kontaktu i to, czy masz jedną osobę prowadzącą. Zapytaj też, do którego dnia miesiąca musisz dostarczyć dokumenty, żeby deklaracje zdążyły przed terminami 20. i 25. dnia.

4. Jak mam przekazywać dokumenty i gdzie je potem zobaczę?

Sprawdź, czy dokumenty, deklaracje i potwierdzenia widzisz online, czy możesz je pobrać i kto przechowuje oryginały. Księgi i dokumenty trzeba trzymać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej), więc po zakończeniu współpracy musisz je odzyskać w całości.

5. Kto prowadzi kadry i płace?

Jeśli zatrudniasz pracowników, ustal, kto przygotowuje listy płac, deklaracje ZUS, PIT-11 i PIT-4R oraz kto pilnuje terminów badań i szkoleń BHP. Dokumentację pracowniczą prowadzi i przechowuje jednak pracodawca, przez 10 lat od końca roku zakończenia zatrudnienia (art. 94 pkt 9a–9b Kodeksu pracy).

6. Jak biuro obsługuje KSeF?

Wystawianie faktur w KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł, i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli suma sprzedaży z VAT na takich fakturach w miesiącu nie przekracza 10 000 zł (zasady na ksef.podatki.gov.pl). Zapytaj, kto wystawia faktury sprzedaży, czy zakupowe są pobierane automatycznie i jak nadasz oraz odbierzesz uprawnienia (możesz nadać je całemu biuru po NIP).

7. Kto odpowiada za błędy i kto płaci odsetki?

Wobec urzędu odpowiadasz Ty: to podatnik jest dłużnikiem i od zaległości podatkowej płaci odsetki za zwłokę (art. 53 § 1 i 3 Ordynacji podatkowej). Wobec Ciebie biuro odpowiada na zasadach umowy: kto nienależycie wykonuje zobowiązanie, naprawia szkodę (art. 471 Kodeksu cywilnego), a staranność przedsiębiorcy ocenia się z uwzględnieniem zawodowego charakteru działalności (art. 355 § 2). Nie można z góry wyłączyć odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie (art. 473 § 2).

Przykład o liczbach umownych (nie jest to prognoza):

błąd biura w deklaracji, po korekcie do dopłaty:
  podatek                  2000 zł   (należał się z przepisów i tak)
  odsetki za zwłokę          90 zł   (koszt wynikły z błędu)
  razem do urzędu          2000 + 90 = 2090 zł
  co możesz zgłosić biuru jako szkodę: 90 zł plus koszty korekty

W tym przykładzie sam podatek i tak by się należał, a szkodą może być dodatkowy koszt błędu. Taka ocena zależy jednak od umowy i okoliczności. Czy i w jakim zakresie koszty pokryje ubezpieczyciel, wynika z polisy, więc zapytaj o to wprost. Kary za wykroczenia i przestępstwa skarbowe to osobna sprawa. Poproś, żeby umowa mówiła, jak biuro postępuje przy błędzie, korekcie i kontroli.

8. Jak wygląda wypowiedzenie i przekazanie dokumentów?

Sprawdź okres wypowiedzenia, formę, termin wydania dokumentów po rozwiązaniu umowy, rozliczenie ostatniego miesiąca i ewentualne kary umowne. Kodeks cywilny pozwala zleceniodawcy wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie, ale przy zleceniu odpłatnym wypowiedzenie bez ważnego powodu oznacza także obowiązek naprawienia szkody (art. 746 § 1), więc w praktyce liczą się zapisy umowy.

9. Co wchodzi w stały abonament, a co jest dodatkowo?

Poproś o listę: rozliczenia miesięczne i roczne, zmiana formy opodatkowania, korekty, pisma z urzędu, kontrole, limity liczby dokumentów i pracowników. Nie chodzi o kwoty, tylko o zasady: co jest w abonamencie, jak wycenia się resztę i czy biuro wykonuje usługi dodatkowe dopiero po Twojej zgodzie.

10. Kto ma jakie kwalifikacje i kto udziela porad podatkowych?

Prowadzenie ksiąg i sporządzanie deklaracji nie wymaga wpisu na listę doradców. Zawodowe udzielanie porad, opinii i wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych jest zastrzeżone dla doradców podatkowych, adwokatów, radców prawnych i biegłych rewidentów (art. 2 ust. 2 i art. 3 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym). Jeśli zależy Ci na poradach, zapytaj, kto je daje; wpis doradcy sprawdzisz na liście prowadzonej przez Krajową Radę Doradców Podatkowych (art. 7 ust. 1 tej ustawy). Dawny certyfikat księgowy może świadczyć o doświadczeniu, ale od 2014 r. nie jest wymagany.

Co zrobić

1. Wybierz trzy pytania, które są dla Ciebie najważniejsze.
2. Przed rozmową poproś o projekt umowy i polisę OC.
3. Porównuj zakres usług i odpowiedzialność, nie tylko wysokość abonamentu.
4. Zapisz w umowie czas odpowiedzi, zakres pełnomocnictw i zasady zwrotu dokumentów.

Jak na te pytania odpowiada B.DBAJ

Mamy ubezpieczenie OC biura rachunkowego, pełnomocnictwa przyjmujemy na konkretne osoby z biura, na maile odpowiadamy w 1 dzień roboczy, a dokumenty wrzucasz do Portalu Klienta o dowolnej porze. Jeśli chcesz przejść przez te pytania na przykładzie swojej firmy, napisz do nas.