Nowe wzory: pełnomocnictwo dla biura rachunkowego

Czy musisz coś zmieniać

Krótka odpowiedź brzmi: według przepisów, które sprawdziliśmy, nie. Nowe wzory obowiązują przy zgłoszeniach składanych od 1 października 2026 r. Rozporządzenia, które je wprowadzają, nie zawierają przepisu o utracie mocy pełnomocnictw zgłoszonych wcześniej. Takiego przepisu nie ma też w ustawie z 29 maja 2026 r., która zmieniła Ordynację podatkową. Według naszej wykładni pełnomocnictwo dla biura rachunkowego, które masz już w urzędzie, nadal obowiązuje. Osobnego komunikatu Ministerstwa Finansów w tej sprawie nie znaleźliśmy, więc potraktuj to jako ostrożny wniosek z przepisów, a nie urzędowe zapewnienie.

Kogo dotyczy

Temat dotyczy każdego przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność, który zleca biuru rachunkowemu podatki i sprawy w ZUS. Z nowymi wzorami, na przykład PPO-1 i PPS-1, zetkniesz się, gdy:

• zaczynasz współpracę z biurem i wystawiasz pełnomocnictwa po raz pierwszy,
• zmieniasz biuro albo dodajesz drugą osobę do zastępstw,
• poprawiasz dane w pełnomocnictwie, na przykład adres.

Formularzy UPL-1 i PEL te rozporządzenia nie obejmują.

Według art. 138b § 1 Ordynacji podatkowej pełnomocnikiem może być osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych. Podatki.gov.pl odpowiada wprost, że biuro rachunkowe jako firma pełnomocnikiem być nie może. Pełnomocnictwo wystawiasz więc na konkretne osoby z biura, z imienia i nazwiska. W ZUS jest tak samo: formularz PEL upoważnia inną osobę fizyczną.

Od kiedy

Od 1 października 2026 r. obowiązują dwa rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki: z 11 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1220) z wzorami PPO-1 i OPO-1 oraz z 24 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1275) z wzorami PPS-1, PPD-1, OPS-1 i OPD-1. Zastąpiły one rozporządzenia z 2024 r. Tego samego dnia weszły w życie zmiany w Ordynacji podatkowej z ustawy z 29 maja 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 846), w tym te dotyczące pełnomocnictw.

Najważniejsze zmiany:

• zniknęło pole na adres elektroniczny (e-Doręczenia, ePUAP), a każdy pełnomocnik podaje adres do doręczeń w kraju; telefon i e-mail są dobrowolne,
• przy numerze wpisu adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego wybierasz listę, na której jest wpisany,
• każdy pełnomocnik ogólny, nie tylko zawodowy, może sam zawiadomić o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa ogólnego (art. 138d § 5a).

UPL-1, PPO-1, PPS-1 i PEL: do czego służą

Dokument	Co daje biuru	Jak złożyć	Opłata
UPL-1	podpisywanie i składanie deklaracji elektronicznych	e-Urząd Skarbowy albo papier w urzędzie	0 zł
PPO-1	działanie we wszystkich sprawach podatkowych, odbiór pism, udział w kontroli (bez podpisywania deklaracji)	tylko e-Urząd Skarbowy	0 zł
PPS-1	działanie w jednej wskazanej sprawie	do akt sprawy w urzędzie	17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa
PEL	sprawy w ZUS i dostęp do profilu płatnika w PUE/eZUS	PUE/eZUS, poczta albo placówka	0 zł

Do samego podpisywania deklaracji wystarczy UPL-1. PPO-1 nie jest konieczne, ale, jak pisze podatki.gov.pl, bywa przydatne: biuro prowadzi wtedy Twoje sprawy podatkowe, odbiera pisma i może uczestniczyć w kontroli, a urząd kontaktuje się z pełnomocnikiem, nie z Tobą. PPO-1 obejmuje wszystkie podatki, ale nie upoważnia do podpisywania deklaracji, więc nie zastępuje UPL-1. Jego zakresu nie ograniczysz: gdy chcesz węższego upoważnienia, odwołujesz PPO-1 i zgłaszasz pełnomocnictwo szczególne (PPS-1). Przy pełnej obsłudze, czyli z deklaracjami, kontaktem z urzędem i sprawami w ZUS, pełny zestaw to UPL-1, PPO-1 i PEL.

PPD-1 (pełnomocnictwo do doręczeń) bywa wymagane na przykład po przeprowadzce poza Unię Europejską (art. 138f § 1 Ordynacji podatkowej) i zwykle nie dotyczy współpracy z biurem. W e-Urzędzie Skarbowym podatki.gov.pl wymienia obecnie tylko PPO-1 i UPL-1 wraz z formularzami zmiany i odwołania.

Jak to złożyć

1. UPL-1: w e-Urzędzie Skarbowym, w zakładce Pełnomocnictwa, albo na papierze w urzędzie skarbowym właściwym dla Twojego miejsca zamieszkania lub siedziby.
2. PPO-1: wyłącznie w e-Urzędzie Skarbowym, nie telefonem ani e-mailem. Logujesz się profilem zaufanym, aplikacją mObywatel, bankowością elektroniczną lub e-dowodem. Dla każdej osoby składasz osobny formularz. Pełnomocnictwo działa od dnia wpływu do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO), a status sprawdzisz w zakładce Dokumenty wysłane. Brak daty ważności oznacza pełnomocnictwo bezterminowe. Papier wolno wysłać tylko przy awarii systemów, do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wieluniu. Osoba z biura zgłosi PPO-1 sama tylko wtedy, gdy jest adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym; w pozostałych przypadkach robisz to Ty.
3. PEL: w PUE/eZUS, z własnej roli na swoim profilu osoby fizycznej (na przykład jako płatnik składek), albo pocztą lub w placówce ZUS. Zakres „za pośrednictwem portalu eZUS” zaznaczasz osobno. Bez daty pełnomocnictwo obowiązuje od dnia wpływu do ZUS do odwołania, a odwołasz je formularzem PEL-O. Kontrola ZUS wymaga osobnego PEL-K. Opis procedury znajdziesz na stronie ZUS.

Ile to kosztuje

Część IV załącznika do ustawy o opłacie skarbowej (tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 1154) przewiduje 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa. Zwolnione są między innymi: pełnomocnictwo ogólne w rozumieniu Ordynacji (PPO-1), pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie (UPL-1) oraz pełnomocnictwo dla małżonka, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa. Sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ogóle nie podlegają opłacie (art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy), więc PEL też jest bezpłatny.

PPS-1 i PPD-1 podlegają opłacie, co wprost wynika z przypisów do tych formularzy. Dowód zapłaty dołączasz do akt sprawy najpóźniej w ciągu trzech dni od chwili powstania obowiązku, czyli od złożenia dokumentu w urzędzie (rozporządzenie w sprawie zapłaty opłaty skarbowej, Dz.U. 2026 poz. 1271). Podatki.gov.pl pisze wprost, że zgłoszenie, zmiana i odwołanie pełnomocnictwa ogólnego (PPO-1) nie podlega żadnej opłacie.

Przykład: VAT, PIT i ZUS w jednym biurze

Prowadzisz jednoosobową firmę, a biuro obsługuje Twój VAT, PIT i ZUS. Biuro wskazuje dwie osoby: prowadzącą Twoje sprawy i zastępstwo. Zakładamy 10 minut na jeden dokument; to nasze założenie, a nie dane urzędowe.

Wariant podstawowy: UPL-1 + PPO-1 + PEL dla każdej z dwóch osób
koszt jednej osoby: 0 + 0 + 0 = 0 zł
koszt dwóch osób: 2 × 0 zł = 0 zł
czas: 3 dokumenty × 2 osoby = 6 dokumentów, 6 × 10 min = 60 min

Wariant z PPS-1 zamiast PPO-1 (upoważnienie tylko do jednej sprawy), dwie osoby
koszt jednej osoby: 0 + 17 + 0 = 17 zł
koszt dwóch osób: 2 × 17 zł = 34 zł
różnica względem wariantu podstawowego: 34 zł − 0 zł = 34 zł

W wariancie podstawowym płacisz 0 zł i poświęcasz około godziny. W wariancie z PPS-1 liczymy ostrożnie 17 zł za każdą z dwóch osób, bo ustawa przewiduje opłatę od każdego stosunku pełnomocnictwa.

Co sprawdzić po zmianie

1. W e-Urzędzie Skarbowym wejdź w Pełnomocnictwa, potem Pełnomocnictwa aktywne i sprawdź, kto ma dziś dostęp do Twoich spraw.
2. Zmieniasz biuro? Odwołaj stare upoważnienia: OPO-1 dla PPO-1, OPL-1 dla UPL-1 i PEL-O w ZUS.
3. Jeśli pełnomocnik wskazał w starym pełnomocnictwie tylko adres elektroniczny, a nie adres w kraju, przepisy nie mówią wprost, jak urząd je potraktuje. W razie wątpliwości napisz do nas, razem ocenimy, czy warto złożyć zmianę.

Podsumowanie

Przy pełnej obsłudze pełnomocnictwo dla biura rachunkowego składa się z trzech dokumentów: UPL-1, PPO-1 i PEL. Wszystkie trzy są bezpłatne, a opłata 17 zł dotyczy PPS-1 i PPD-1, o ile nie przysługuje zwolnienie. Nowe wzory od 1 października 2026 r. obowiązują przy nowych zgłoszeniach, a dotychczasowe pełnomocnictwa według naszej wykładni nadal działają. Jeśli nie masz pewności, jakie pełnomocnictwa są dziś zapisane w urzędzie, skontaktuj się z nami i uporządkujemy to razem.