Dokumenty do zasiłku ZUS – zmiany od 2026

Kogo dotyczy nowe rozporządzenie?

Rozporządzenie obejmuje wszystkich ubezpieczonych w ZUS, którzy ubiegają się o:

• zasiłek chorobowy,
• zasiłek macierzyński,
• zasiłek opiekuńczy,
• świadczenie rehabilitacyjne.

Dla właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) kluczowe jest to, że jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność jesteś traktowany odrębnie od pracowników. Rozporządzenie wprost wyłącza przedsiębiorców z zakresu załącznika nr 3 (zaświadczenie płatnika składek dla ubezpieczonych niebędących pracownikami) – co oznacza, że jako JDG składasz dokumenty bezpośrednio do ZUS we własnym imieniu, bez pośrednictwa płatnika składek.

Od kiedy obowiązują nowe przepisy?

Rozporządzenie weszło w życie 24 października 2026 r. (po upływie 14 dni od ogłoszenia w Dz.U. z dnia 9 października 2026 r., poz. 1316).

Wyjątek stanowi § 39, który wchodzi w życie dopiero 9 października 2027 r. Przepis ten dotyczy możliwości wystawiania przez lekarzy określonych zaświadczeń lekarskich (m.in. do zasiłku opiekuńczego czy macierzyńskiego) za pośrednictwem systemu teleinformatycznego ZUS w formie dokumentu elektronicznego, zamiast na zwykłym druku. Do tej daty zaświadczenia te muszą być wystawiane w dotychczasowej formie papierowej.

Co się zmieniło – najważniejsze zasady dla JDG

Zasiłek chorobowy

Podstawowym dokumentem do przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego przez ZUS jest:

• dokument zawierający dane i informacje z załącznika nr 1 do rozporządzenia (m.in. dane ubezpieczonego, NIP/REGON, numer rachunku bankowego, wskazanie okresu i numeru zaświadczenia lekarskiego), lub
• wydruk zaświadczenia lekarskiego (e-ZLA), lub
• zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego.

Jako przedsiębiorca prowadzący JDG nie składasz zaświadczenia płatnika składek (wzory z załączników nr 2 i 3 dotyczą innych kategorii ubezpieczonych). Wniosek składasz samodzielnie, podając m.in. swój numer PESEL, NIP, REGON oraz numer rachunku bankowego.

Świadczenie rehabilitacyjne

Jeśli po wyczerpaniu zasiłku chorobowego nadal nie możesz pracować, możesz ubiegać się o świadczenie rehabilitacyjne. Dokumenty wymagane przez ZUS to:

1. Wniosek o świadczenie rehabilitacyjne (dane z załącznika nr 5).
2. Zaświadczenie o stanie zdrowia wystawione przez lekarza prowadzącego leczenie – nie wcześniej niż miesiąc przed datą złożenia wniosku.
3. Jako przedsiębiorca nie musisz dołączać wywiadu zawodowego z miejsca pracy (rozporządzenie wprost zwalnia z tego obowiązku osoby prowadzące pozarolniczą działalność).

Zasiłek macierzyński

Dokumentem niezbędnym do przyznania zasiłku macierzyńskiego przez ZUS jest dokument zawierający dane z załącznika nr 6 lub zaświadczenie płatnika składek. Dla JDG oznacza to złożenie wniosku bezpośrednio w ZUS.

Przy urodzeniu dziecka konieczne jest m.in. dostarczenie odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka – jednak gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS, odpisu nie trzeba przedstawiać osobiście. Wystarczy podać imię i nazwisko dziecka, numer PESEL (o ile został nadany), datę i miejsce urodzenia oraz dane rodzica wnioskującego o zasiłek. ZUS samodzielnie pozyska odpis z rejestru stanu cywilnego. Jeśli mu się to nie uda, wezwie Cię do dostarczenia dokumentu w terminie nie krótszym niż 14 dni.

Zasiłek opiekuńczy

Zakres informacji wymaganych we wniosku o zasiłek opiekuńczy określa załącznik nr 7 do rozporządzenia. Wniosek zawiera m.in. dane ubezpieczonego, dane dziecka lub chorego członka rodziny, oświadczenie o braku domownika mogącego zapewnić opiekę oraz informacje o zasiłkach opiekuńczych pobranych w danym roku przez innych członków rodziny.

Przykład liczbowy dla JDG – zasiłek chorobowy krok po kroku

Założenia:

• Przedsiębiorca opłaca dobrowolne ubezpieczenie chorobowe od podstawy wymiaru składek: 5 000 zł brutto miesięcznie.
• Zachorował i otrzymał zwolnienie lekarskie na 14 dni w październiku 2026 r.
• Zasiłek chorobowy wynosi 80% podstawy wymiaru (choroba ogólna).

Krok 1 – ustalenie podstawy wymiaru zasiłku:

Podstawa wymiaru zasiłku = zadeklarowana podstawa składek pomniejszona o 13,71% (składka na ubezpieczenie społeczne finansowana przez ubezpieczonego):

5 000 zł × (1 − 0,1371) = 5 000 zł × 0,8629 = 4 314,50 zł

Krok 2 – stawka dzienna zasiłku:

4 314,50 zł ÷ 30 = 143,82 zł (stawka dzienna)

Krok 3 – kwota zasiłku za 14 dni:

143,82 zł × 80% × 14 dni = 115,06 zł × 14 = 1 610,84 zł brutto

Krok 4 – dokumenty do złożenia w ZUS:

1. Dokument z danymi z załącznika nr 1 (lub formularz ZUS Z-3b) – wypełniasz samodzielnie.
2. Zaświadczenie lekarskie e-ZLA – lekarz przesyła elektronicznie do ZUS.
3. Numer rachunku bankowego – podajesz we wniosku.

Masz pytania dotyczące prawidłowego wypełnienia wniosku lub obliczenia podstawy wymiaru zasiłku? Skontaktuj się z nami – pomożemy przygotować dokumentację.

Zaświadczenia lekarskie w formie elektronicznej – co zmieni § 39?

Od 9 października 2027 r. lekarze będą mogli wystawiać wybrane zaświadczenia (m.in. do zasiłku opiekuńczego, macierzyńskiego czy chorobowego po wypadku w drodze do pracy) za pośrednictwem bezpłatnego systemu teleinformatycznego ZUS w formie dokumentu elektronicznego. ZUS udostępni takie zaświadczenie płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym najpóźniej następnego dnia po jego otrzymaniu. Do 9 października 2027 r. obowiązują dotychczasowe zasady wystawiania tych dokumentów na zwykłym druku.

Dokumenty zagraniczne

Jeśli zachorowałeś za granicą, zaświadczenie lekarskie wystawione przez zagranicznego lekarza lub zakład leczniczy musi być co do zasady przetłumaczone na język polski. Wyjątek: zaświadczenia wystawione w językach urzędowych państw UE, EOG, Szwajcarii lub Wielkiej Brytanii nie wymagają tłumaczenia.

Potrzebujesz pomocy z rozliczeniem zasiłku lub masz wątpliwości co do wymaganych dokumentów? Napisz do nas.